Näher beim Kunden mit Microsoft Teams
«Every business will be a software business.» Die Botschaft von Microsoft CEO Satya Nadella verdeutlichte bereits vor der Coronakrise den digitalen Wandel. Während der Pandemie hat sich der Digitalisierungsprozess vieler Unternehmen gezwungenermassen beschleunigt. Microsoft Teams wurde in den vergangenen Monaten zum regelrechten Hype.
Um der ausserordentlichen Situation gerecht zu werden, musste sowohl in Gross- als auch Kleinbetrieben ein digitales Umdenken stattfinden. Diese, durch Corona bedingt, «beschleunigte» digitale Transformation, stellte viele Unternehmen vor grosse Herausforderungen. wunderwerk hat bereits vor der Pandemie den Nutzen der Microsoft-Technologie erkannt und einen weiteren Schritt Richtung Digitalisierung gewagt. So wurde Microsoft Teams zum fixen Bestandteil unserer Arbeitsinstrumente, auch für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Partnern.
wunderwerk – die Exotin
Dass eine Kommunikationsagentur mit Microsoft-Technologie arbeitet, hört sich eher exotisch an. Generell arbeiten wir «Kreativen» ja gerne mit Apple-Systemen, die zuverlässig, elegant und clever designed sind. Und unsere Kernapplikationen für Grafik und Design werden selbstredend auf Mac OS betrieben.
In den vergangenen Jahren hat die digitale Transformation jedoch auch die Arbeitswelt der Agentur verändert. Bei wunderwerk sind nebst den gängigen Adobe-Cloud-Abonnements, weitere Public Cloud Applikationen, beispielsweise Zeiterfassung, ERP und CRM-Lösungen, dazugekommen. Auch die Telefonie bietet uns heute eine IP-Lösung, die es ermöglicht, die Festnetznummer von unterwegs zu bedienen. Hersteller und Betriebssysteme rücken mehr und mehr in den Hintergrund, und wir rücken dadurch näher zum Kunden.
So verlief es auch bei wunderwerk mit Microsoft Teams. Zu Beginn wurden aus dem umfangreichen Office-365-Paket hauptsächlich Standardapplikationen und Exchange online eingesetzt, um Funktionen wie E-Mail, Kalender und die Office-Produkte zu nutzen. Als uns ein Kunde auf Teams ansprach, kam der Stein ins Rollen.
Mehrwert durch Teams
Grundsätzlich richtet sich wunderwerk bei der Zusammenarbeit immer nach den Bedürfnissen des Kunden. Wir arbeiten auf den Systemen des Kunden oder bieten die eigene Lösung als Plattform für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch an. Wir arbeiten von der Agentur aus oder punktuell und bei Bedarf auch direkt beim Kunden vor Ort.
Während der Coronakrise nahm die Anzahl der physischen Meetings und Vor-Ort-Termine wie erwartet ab, und virtuelle Besprechungen wurden zum «normalen» Arbeitsalltag. Nutzen und Mehrwert von Teams kamen nun deutlich zum Vorschein:
Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit konnte mit Teams stark vereinfacht werden. Intern hat es die räumliche Trennung während der Pandemie überwunden, und mit Kunden konnte ein gemeinsames Gefäss für Besprechungen, Projekte und Kampagnen genutzt werden. Themenschwerpunkte werden in unterschiedlichen Kanälen gegliedert, Mitglieder und deren Berechtigungen vom Teams-Besitzer verwaltet. So sind wir und der Kunde immer auf dem gleichen Stand und werden mit Benachrichtigungen über Aktualisierungen oder Neuigkeiten informiert.
Chatfunktion
Mit der Chatfunktion konnte unsere E-Mail-Flut etwas reduziert werden. Um kurz ein Thema zu besprechen wird sowohl intern mit Arbeitskollegen als auch extern mit Geschäftspartnern der Teams-Chat gestartet. Bei Bedarf kann daraus sofort zum Anruf oder Videoanruf gewechselt werden.
Meetings
Meetings finden seit der Coronakrise vermehrt online statt. Um an der Besprechung teilzunehmen, muss der externe Partner nicht über Teams verfügen, sondern kann einfach über einen Weblink-Zugang zum Meeting gelangen. Im Teams-Meeting können wir Vorschläge präsentieren, Dateien freigeben, mit SharePoint gemeinsam und in Echtzeit auf Dokumenten arbeiten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen. Und Meetings können aufgezeichnet werden, sollte einer der Teilnehmer verhindert sein.
Einige unserer Kunden mussten während der Coronakrise auf physische Events verzichten. So konnten wir beispielsweise geplante Workshops statt live mit Teams digital durchführen. Baustellenbesichtigungen erwiesen sich mit Teams jedoch etwas schwierig: Mittels Videoaufzeichnungen konnten die zukünftigen Mieter trotzdem an einem virtuellen Rundgang durch die neue Wohnung teilnehmen.
There is an app for that
Microsoft bietet unendlich viele Apps an, die im Abo bereits enthalten sind oder von Drittanbietern integriert werden können. Nur einen kleinen Bruchteil kennen und nutzen wir bei wunderwerk. Beispielsweise setzen wir intern für kurze Meinungsumfragen Polly und für umfangreichere Befragungen oder Datenerhebungen Microsoft Forms ein. Planer hat sich bei wunderwerk ebenfalls gut etabliert und bietet sich für Projektplanungen und unsere interne Pendenzenverwaltung an.
Mobilität und Flexibilität
Wir schätzen es sehr, Teams auch auf mobilen Geräten nutzen zu können. So kann ein Teams-Anruf auch bequem vom Handy aus entgegengenommen werden. Und kommt uns mitten in der Nacht eine zündende Idee, so erfassen wir sie gleich im angehängten OneNote-Notizbuch.
Microsoft Teams war bereits vor der Coronakrise nichts Neues für uns. Seither haben wir aber das Tool mehr denn je schätzen gelernt.
Wie digital arbeiten Sie mit Ihren Partnern zusammen?
Nutzen auch Sie Microsoft Teams und möchten das Tool für die gemeinsame Zusammenarbeit mit wunderwerk nutzen? Oder möchten Sie als «Gast» einen kurzen Einblick in eine mögliche Zusammenarbeit mit Microsoft Teams erhalten?
Dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
